Cara Membuat Nomor Surat Resmi Permohonan Dana Dari Sekolah & Pemerintah Desa Yang Benar

Cara penulisan nomor surat yang benar - Jika anda bekerja di bagian administrasi sekolah, desa serta lembaga pemerintahan lainnya, maka Anda harus paham peraturan dalam membuat penomoran surat. Terutama untuk surat resmi atau surat dinas. Misalnya, surat resmi yang dikeluarkan sekolah, surat masuk dan keluar, surat permohonan dana dari desa serta surat dinas lainnya.  Itu semua bertujuan agar terstruktur dan tertib. Jangan sampai kita lupa meletakkan nomor suratnya, dan kita harus tahu cara membuat nomor surat yang benar.

Untuk lebih jelasnya kali ini kami akan membahas satu persatu cara membuat nomor surat resmi. Dalam penomoran surat resmi kita akan menemui beberapa komponen dalam nomor surat yaitu :

• Kode surat
• Nomor urut surat
• Nama lembaga yang mengeluarkan surat
• Bulan pembuatan surat
• Tahun pembuatan surat

Dalam menuliskan nomor surat resmi, ke lima komponen nomor surat tersebut harus dicantumkan garis miring   (/) untuk memisahkan komponennya.

Info Penting: Contoh Surat panggilan Siswa alert-info 

Untuk peraturan pemerintah tentang penomoran surat keluar, kodenya sebagai berikut:

1. SK atau Surat Keputusan kode suratnya 01
2. SU atau Surat Undangan kode suratnya 02
3. SPm atau Surat Permohonan Kode suratnya 03
4. SPb atau Surat Pemberitahuan kode suranya 04
5. SPp atau Surat Peminjaman kode suratnya 05
6. SPn atau Surat Pernyataan kode suratnya 06
7. SM atau Surat Mandat kode suratnya 07
8. ST atau Surat Tugas kode suratnya 08
9. SKet atau Surat Keteangan kode suratnya 09
10. SR atau Surat Rekomendasi kode suratnya 10
11. SB atau Surat Balasan kode suratnya 11
12. SPPD atau Surat Perintah Perjalanan Dinas kode suratnya 12
13. SRT atau Sertifikat kode suratnya 13
14. PK atau Perjanjian Kerja kodenya 14
15. SPeng atau Surat Pengantar kode suratnya 15

Jadi untuk menulis nomor surat kita diwajibkan menuliskan kode-kode seperti diatas.  Kode surat seperti diatas  biasanya diletakkan di bagian paling awal nomor surat.

Baca Dulu: Contoh Surat Panggilan Orang Tua alert-info

Contoh Penulisan Nomor surat

Dari kaidah diatas, kita sudah memiliki gambaran cara menulis nomor surat yang benar. Berikut cara membuat nomor surat sekolah dan artinya :

Nomor : 01. 022/SMPN1-BDG/IV/2019

Dari contoh diatas kita bisa tahu penomoran surat resmi sekolah dan bisa kita jabarkan artinya yaitu :

• 01 merupakan jenis kode Surat Keputusan
• 022 artinya nomor surat keputusan tersebut menempati urutan surat yang ke 22
• SMPN1-BDG merupakan nama lembaga yang mengeluarkan surat, Dalam contoh diatas merupakan kode SMPN 1 Bandung.
• IV merupakan kode bulan dalam angka romawi
• 2019 merupakan angka tahun berjalan

Penjelasan dan contoh penomoran surat diatas adalah contoh penulisan nomor surat secara umum. Untuk keperluan sehari-hari semisal membuat nomor surat pribadi, nomor surat dapat disesuaikan dengan masing-masing kebutuhan instansi yang membuat. Tentu kita menemukan penulisan nomor yang berbeda-beda dengan cara yang telah kita bahas diatas.

Di dalam suatu instansi resmi terdapat cara membuat nomor surat yang menyertakan kode penerima surat. Misalnya bagian internal atau bagian eksternal dari instansi tersebut. Kode dari penerima surat tersebut ditulis dengan urutan nomor surat, kode penerima (bagian internal atau eksternal instansi pembuat surat), kode perihal dan tahun berjalan.

Contoh lain penomoran surat :

Contoh 1:

SURAT PERINTAH

NOMOR 09/D-IV/02/2012

09          : Nomor urut Surat Perintah dalam satu tahun takwim/kalender

D-IV       : Kode jabatan Deputi Bidan Tata Laksana

02           : Bulan ke-2 / bulan Febuari

2012       : Tahun 2012

Contoh 2

SURAT TUGAS

NOMOR 08/D-IV/11/2012

08        : Nomor urut Surat Tugas salam satu tahun takwim/kalender

D-IV     : Kode jabatan Deputi Bidang Tata Laksana

02        : Bulan ke-2 / bulan Febuari

2012    : Tahun 2012

Contoh penulisan nomor surat yang ditandatangani oleh pejabat di bawah menteri atau pimpinan instansi :

Contoh 3 :

B-235/PANRB/D-IV/KKA/06/2019

B-235    : Kode derajat pengamanan surat dinas yang bersifat biasa

PANRB : Nomor naskah dinas

D-IV       : Singkatan akronim instansi

KKA       : Unit Pemakrasa

06          : Bulan pembuatan surat

2019      : Tahun pembuatan surat

Demikian pembahasan mengenai cara membuat nomor surat yang benar khususnya untuk instansi resmi. Jika Anda ingin mengajukan proposal permohonan bantuan dana, membuat surat masuk dan keluar di sekolah serta surat dinas lainnya dapat memakai pedoman diatas. Semoga artikel ini membantu…sampai jumpa !