Contoh Format Buku Agenda Kembar & Berpasangan

Apakah Anda sedang mencari contoh format buku agenda kembar? Jika iya, maka pembahasan kali ini mungkin akan sangat membantu. Seperti kita ketahui, buku agenda memang cukup penting dalam hal pencatatan surat masuk di organisasi, bisnis, atau perusahaan. Namun, masih banyak orang cukup kesulitan karena belum tahu formatnya.

~~Baca Juga : Aplikasi Cetak Kartu Peserta Ujian Siswa Format Excel alert-info~~

Fungsi Buku Agenda

Pada dasarnya, terdapat berbagai jenis buku agenda dengan berbagai macam fungsinya. Oleh karena itu, sebelum membahas tentang format agenda kembar, akan lebih baik jika membahas terlebih dahulu mengenai buku agenda secara garis besar.

Buku agenda merupakan buku khusus yang digunakan dalam hal administrasi, lebih tepatnya pencatatan surat masuk di dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Fungsinya pun ada beragam. Berikut ini adalah penjelasannya.

1. Sebagai bukti surat masuk dan keluar

Ini merupakan fungsi utama dari sebuah buku agenda, yakni sebagai bukti adanya surat masuk dan keluar. Selain itu, buku ini juga sangat membantu ketika ingin mencari dokumen-dokumen penting. Dengan demikian, analisis detail aktivitas keluar masuk surat akan menjadi lebih mudah dimonitor.

2. Mengetahui jumlah surat keluar masuk

Pada situasi tertentu, sebuah organisasi atau perusahaan perlu merekap kembali mengenai jumlah surat yang masuk dan keluar dalam periode tertentu. Di sinilah fungsi dari buku agenda terlihat, yakni memudahkan dalam perhitungan surat tersebut.

3. Membantu mencari surat

Jika sudah berskala besar, tentu saja jumlah surat yang masuk akan sangat banyak. Tanpa adanya pencatatan, akan sulit menemukan surat yang dibutuhkan. Oleh karena itu, buku agenda memiliki fungsi membantu ketika ingin mencari surat tertentu.

Jenis-Jenis Buku Agenda

Secara umum, ada tiga macam buku agenda, yakni buku agenda tunggal, kembar, dan berpasangan. Untuk lebih jelasnya, silakan simak pembahasan di bawah ini.

1. Buku agenda tunggal

Buku ini biasanya digunakan di sebuah perusahaan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu buku. Pencatatan ini dilakukan secara berurutan sesuai waktu penerimaan dan pengiriman surat tersebut. Biasanya data akan dibuat pada kolom yang sama, ditandai kode M untuk surat masuk serta K untuk surat keluar.

Karena hanya menggunakan satu buku saja, biasanya jenis ini lebih sering digunakan oleh organisasi atau kantor kecil yang tidak terlalu banyak aktivitas surat-menyuratnya. Sayangnya, akhir-akhir ini buku agenda tunggal sudah jarang digunakan karena dirasa terlalu membingungkan akibat bercampurnya dua macam surat.

2. Buku agenda kembar

Buku agenda kembar adalah yang paling sering digunakan. Terdapat dua macam buku, yakni buku pertama untuk mencatat surat masuk, sementara buku kedua mencatat surat keluar. Pada dasarnya, format buku keduanya sama. Oleh karena itulah, jenis ini disebut dengan buku agenda kembar.

Buku agenda kembar kerap digunakan pada organisasi atau perusahaan yang memiliki aktivitas surat cukup sibuk. Karena terpisah menjadi dua, jenis ini cenderung lebih efisien dibandingkan sebelumnya.

3. Buku agenda berpasangan

Terakhir adalah buku agenda berpasangan. Bisa dibilang jenis ini berada di antara dua jenis sebelumnya. Untuk data surat masuk, biasanya ditulis pada sebelah kiri buku. Sementara itu, surat keluar ditulis di bagian kanan. Biasanya buku ini dipakai pada kantor yang arus keluar masuk suratnya cukup sibuk, namun belum sesibuk poin kedua.

Ketahui :