Download Gratis Contoh Format Buku Tamu Kantor Umum Excel, Word
Format buku tamu kantor perlu diketahui oleh divisi bidang administrasi sebuah kantor. Karena akan sangat berhubungan dengan siapa saja orang yang datang, hingga siapa yang dicari untuk sebuah urusan.
Baca Dulu : Contoh Format Buku Surat Masuk dan Keluar Sekolah alert-info
Dengan adanya buku tamu yang memiliki format jelas, akan mudah mengidentifikasi jika seandainya dibutuhkan konfirmasi ulang terhadap tamu yang pernah datang ke kantor tersebut. Lantas seperti apa format yang benar untuk sebuah buku tamu?
11 Hal Penting Dalam Sebuah Format Buku Tamu Kantor
Jika Anda ingin membuat sebuah buku tamu yang lengkap informasi di dalamnya, maka delapan hal ini harus diperhatikan dan wajib ada di dalam sebuah buku tamu. Usahakan, untuk menyediakan buku ukuran Folio agar terdapat ruang penulisan informasi yang sesuai.
- Judul Buku
Di bagian sampul buku tersebut harus tersedia judul dari buku, yaitu buku tamu perusahaan dan cantumkan juga nama perusahaan.
Jika menggunakan format buku tamu Excel atau dibuat menggunakan program komputer, maka judul buku diletakkan di bagian tengah atas halaman. Kemudian menggunakan huruf besar dan bold untuk menegaskan judulnya.
- Nomor
Selanjutnya tabel yang akan berisikan berbagai informasi dari tamu tersebut. Maksimal tersedia 10 kolom dengan berbagai informasi pentingnya. Yang pertama adalah kolom nomor, untuk menentukan berapa orang tamu yang datang dalam satu hari.
- Tanggal dan Hari
Kolom kedua adalah hari dan tanggal, fungsinya untuk mendapatkan informasi kapan seseorang bertamu ke kantor. Jadi, ketika ada hal yang perlu diidentifikasi soal kedatangannya bisa dimulai dari kolom ini.
Di dalam format buku tamu sekolah, juga diberikan informasi ini. Sehingga pihak sekolah jadi tahu kapan seorang tamu datang dan bisa dilakukan identifikasi, seandainya dikemudian hari terjadi masalah dengan tamu tersebut atau hal lainnya terkait informasi kedatangannya.
- Nama Tamu
Selanjutnya ada kolom nama tamu, bisa diisi dengan nama pribadi yang datang jika memang urusannya atas nama pribadi atau perusahaan. Dapat juga membuat nama perusahaan, jika memang merupakan wakil sebuah perusahaan atau instansi tertentu.
Nama ini akan jadi informasi utama, baik untuk buku tamu kantor maupun pada berbagai contoh format buku tamu kantor desa yang digunakan.
- Nomor KTP
Pada sejumlah perusahaan besar, nomor KTP merupakan hal yang perlu diketahui dari seorang tamu yang datang. Bahkan sebagai legalitas informasi, KTP tersebut akan disimpan oleh resepsionis selama tamu berada di dalam area kantor.
Kemudian baru diserahkan kembali ketika urusannya sudah selesai dan akan meninggalkan gedung kantor tersebut. Nomor KTP diletakkan pada kolom selanjutnya, yang masih berhubungan dengan identitas tamu.
- Jabatan dan Asal
Pada kantor instansi tertentu yang biasanya mendapat kunjungan dari instansi dan divisi lain. Biasanya kolom jabatan akan diisi dengan jabatan tamu tersebut. Jika hanya tamu biasa, dapat mengisi dari perusahaan manakah dia berasal.
- Alamat
Setelah kolom identitas, ada kolom alamat yang juga perlu diisi oleh tamu tersebut. Ada yang mengisinya dengan alamat kantor atau hanya wilayah tempat domisili saja.
- Nomor Telepon
Dalam sebuah format buku tamu umum kolom selanjutnya adalah nomor telepon dari tamu tersebut, untuk konfirmasi jika seandainya ada informasi yang dibutuhkan dari tamu atau akan disampaikan kepada tamu tersebut setelah dia pergi dari kantor Anda.
- Keperluan
Apa keperluan dari tamu tersebut sehingga dia datang ke kantor Anda, ini dibutuhkan sebagai bahan verifikasi tamu yang biasanya dilakukan secara berkala.
- Siapa yang Ingin Ditemui
Pada kolom ini, diisi siapa yang akan ditemui oleh tamu. Diusahakan agar pengisian sangat detail mulai dari nama orang tersebut, kemudian jabatannya.
- Tanda Tangan
Tanda tangan dibutuhkan sebagai kolom terakhir dari tabel di buku tamu doc atau manual yang dibuat. Fungsinya untuk mengesahkan semua informasi yang diberikan tamu adalah benar, termasuk untuk mengidentifikasi tanda tangan asli saat dibutuhkan.
Baca Juga :
Contoh Format Buku Tamu Kantor yang Lengkap
Agar Anda tidak bingung, seperti apa penjabaran format tersebut. Berikut ini adalah contoh format buku tamu kantor yang bisa jadi referensi Anda.
Ketahui :
- Format Inventaris Barang Sekolah
- Contoh Flowchart Pendaftaran Siswa Baru SMK
- Cara Membuat Label Kode Barang Inventaris
Dengan mengetahui apa saja format buku tamu kantor dengan contoh yang jelas, Anda bisa lebih mudah saat akan membuatnya. Baik itu menggunakan buku manual digaris dan diisi sendiri menggunakan pena, maupun buku yang dibuat otomatis menggunakan program komputer.
Posting Komentar untuk "Download Gratis Contoh Format Buku Tamu Kantor Umum Excel, Word"